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吉林工程职业学院文书档案管理规定

发布时间:2017-06-08 10:04:00 发布人:ngxy 浏览次数:292  

档案是党和国家的宝贵财富,是历史真实记录,它不仅有参考价值,而且有凭证作用。随着学校的发展和教学改革工作的不断深入,提高档案管理水平是适应学校建设的需要。为进一步加强我校档案工作,提高档案管理水平,更好地为学校各项工作提供优质服务,根据《档案法》以及事业单位档案目标管理标准的要求,结合本校档案工作实际情况特制定本规定。

一、党群、行政、教学文件材料归档的规定

1、党群、行政、教学档案是学校各职能科室贯彻党的方针、政策,执行上级批示,开展各项工作和活动的历史记录,各有关部门所形成的具有利用价值的文件材料应及时向档案室移交。

2、对本单位举办的各种重大会议,须有档案人员参加,及时收集各种文件材料。

3、获市级以上荣誉证书、奖杯等,由获奖部门向档案室移交。

4、收集档案材料要做到“八全”,即文件的印件与定稿全、正文与附件全、转发文与原件全、请示与批复全、计划与总结全、会议文件全、图纸与所附文字资料全、照片与底片全。

5、归档的文件材料,必须清晰,文字书写用碳素墨水或兰黑墨水,禁止用圆珠笔、铅笔及彩色笔。

二、科研档案管理规定

1、科研文件材料在科研项目完成后,及时向档案室移交全部文件材料,归档的科研文件材料必须是原件。

2、在省级以上刊物发表的论文及证书,须把复印件(包括杂志封面、  目录、内容)及时向档案室移交。

三、设备档案管理规定

l、设备、仪器的开箱,由主管使用科室,会同档案室共同清点、登记上帐,填写入库清单,文件材料的原本由档案室存档,科室使用时复制。

2、凡擅自开箱拿走文件材料,不向档案室移交者,档案室在合同上不予签字,计划财务处不予报销。

3、设备、仪器的运行、维修记录、报废报告及批复,应及时向档案室移交。

四、基建档案管理规定

1、凡是记述和反映本单位有关基建方面的文字材料都应归档。

2、归档的文件材料必须达到齐全、完整、准确、图物相符,图面整洁,图纸线条、字迹清楚,荫图显影清晰,纸张优良。

五、声像档案管理规定

1、校内各部门形成的声像材料,拍摄、录制、编辑工作完成后,及时向档案室移交。

2、归档的声像材料必须是原件、原版,照片、底片齐全,要有详细记录、时间、地点、人物、摄录人。

六、会计档案管理规定

1、计划财务处所形成的会计档案,由计划财务处兼职档案员负责整理、立卷装订成册,封面和首页的内容应按要求填写完整。

2、移交时,应填写入库登记表,双方要根据入库登记表检查核对,履行签字手续。在会计年度终了后,暂由计划财务处保管一至两年,期满后次年三月份前移交档案室。

七、本规定自发布之日起施行。


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